公文处理规范 一、 公文的概念 公文是国家机构和社会组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范形式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 1、 法定作者 公文的作者必须是具有法定权限的社会合法组织，公文的作者不能超出与其法定身份相称的范围和权力行文，否则无效。 领导的私人文书在进行公务活动时也可称为公文。 2、 事关公务 公文是公务活动的产物 3、 法定效力 对受文者常常有法律的强制性和约束性。 （例国家的行政法规对公民有约束力，公司印发的规定对职工有约束力。） 4、特定的体式 二、 公文处理 公文处理不是个简单的收发文，它是公文的形成到运转、再到传递存贮、再到档案或销毁的整个过程。 它包括攥写公文、办理传递文件、管理文件、立卷归档四个步骤。 其中的办理传递文件过程复杂： 发文处理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 收文处理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 三、 公文处理规范化的目的 1、简化程序，提高效率。 （例：业务部门的请示报告如按规范的公文处理流程提交办公室后，办公室将报请相关领导和职能部门在规定的时间内给予回复，并做好记录存档备查。否则，直接提交领导或相关职能部门，将导致无人催办，一个请示几经展转，就会下落不明，最终得不到明确的回复。时间上、人力上耗费大量精力。） 2、公文处理规范化有利行文目的明确，意思表达顺畅。 （例：“请示”与“报告”文种的规范，上级看到请示就知道下级有事情请求批示、批准，会立即责成相关部门研究解决；而上级部门看到“报告”就只会收到、了解而已，不会发给下级相应的批复。） （例：看到“….令”，我们就知道它的发文主体是国家主席、国务院总理及各级人民代表大会等具有限定范围的发令机关。那么它的效力也非同一般。） 3、公文处理规范化保证公文质量，树企业形象。 公文是具有法定效力的文书，依法从事行政和公务活动，它代表一个企业的形象 ，反映出一个企业的工作水平和管理水平。 公文发文有严格的规范化程序：拟制部门确稿，交办公室审核（是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等），后负责人签发，正式印制前，文秘部门进行最后的复核；而层层的把关能有效保证公文的质量，避免因个人的失误导致企业形象受损，文件表达意思错误。 四、 公文种类 主要有13种：1、命令 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要。 （一）命令 命令是指令性下行公文， 它的使用者是有限定的发令机关及其法定代表，国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，才具有发布命令的权利。其他单位和个人不得发布命令。 命令适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（例：〈中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令〉〈中华人民共和国国务院嘉奖令〉等。） （二）决定 决定用于上级机关向下行文， 它的适用范围比较广泛，除国家行政机关外，企事业单位乃至人民团体，都可使用“决定”。 它适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （例：决定性决定〈重庆市政府关于精减会议、减少文件的决定〉〈**公司关于新产品开发的决定〉；奖惩性决定〈大足县关于从严处理破坏山林事件的决定〉；变更性文件〈国务院关于修行全民所有制工业企业承包经营责任制暂行条例第二十一条的决定〉。） 注：“决定”是权威性较强的文种，因此在使用中要慎重，不可以小事大做文章，为强调某事，动不动就用“决定”行文，失去了公文的严肃性。 一般使用原则是：在有关法规、规章及条例、条令中有明确规定的奖惩事项，可用“决定”行文，此外，一般的表扬先进、批评错误，用“通报”就可以了。 （三）公告 属公布性公文，适用于向国内国外宣布重要事项或者法定事项。 公告通常由权利机关、监督机关使用，人民团体、基层单位一般不用。 （例：在报纸上经常看到**公司更名的公告，使用公告文体是错误，公司不具备发布公告权限，应该使用“启示”） （四）通告 属公布性公文，适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 　　适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求下级单位、部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用人员。 辨析： 1、通告与通知 告知面不同：通告向社会；通知是上级机关向下级机关发文。 （如大米提价就使用通告） 2、通告与公告 （1）公告事项更大，通告发布事项要小一些，（例如：关于发布国家主席的病情的内容，使用公告；） （2） 发文主体公告一般由高级机关发布，通告一般由各级机关和企业事业单位发布，（例北京市公安局关于查禁赌博事项发布，使用通告）； （3） 公告受文对象不仅有国内，也有国外。通告受文对象一般仅为国内。（例：我国发射神六的内容，使用公告。） （六）通报 行政机关用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。分为表彰性通报、批评性通报、传达性通报，各有不同的使用范围。 （1） 表彰先进 命令、决定、通报 命令嘉奖人员必须是全国或在一个大区域内有重大影响的先进典型，一般都需授予荣誉称号。 决定奖惩的事项应是比较突出，在全国或某一地区、某一系统内具有较大影响，但不一定授予荣誉称号。 通报表扬的先进则属于一般性的典型。 （2） 批评错误 决定与通报 决定 惩戒有关单位和人员的，其错误或过失都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用。 通报 批评错误，其错误或事故，虽然也有一定的影响，但毕竟是有一定限度的，发通报的，主要目的是要引起警戒。 （例如 某单位发生火灾情况，使用通报） （3） 周知事项 公告、通告、通知、通报 公告 偏重重要、法定事项。 通告 偏重社会应周知的事项。 通知 上级向下级发文，带有指令性，下级不可不知。 通报 重在传达，以使有关单位和群众知晓，不带指令性。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八 ）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。属上行文。汇报工作报告、反映情况报告、答复问题报告。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。属上行文。请求指示的请示和请求批准的请示。 辨析：报告与请示 （1）行文目的不同，请示一般要求上级机关给予直接的答复，即批复；报告则主要是下情上达，不要求批复。 （2）行文时间不同，请示必须在事前行文，待上级予以指示或批准后，才能按上级的要求进行工作或处理有关问题。报告则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。 (3)行文内容不同，请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项。报告主要着眼汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。 （十）批复 答复上级机关请示事项。 （十一）意见 适用于重要问题提出见解和处理办法。属下行文。 使用范围：（1）为统一思想、统一认识，上级机关对有关国家的大政方针、治国方略、外交事宜等重要问题发表见解。（2）针对突发事件或带倾向性的问题，包括政治思想、经济运行、国家安全等问题，向下级提出见解和处理办法。（3）针对某项工作或局部性问题提出见解和处理办法。（4）针对下级机关在开展工作进程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 分为商洽函、问答函、批答函。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议精神和议定事项。 分为情况型会议纪要、议决型会议纪要、消息型会议纪要。 （1） 会议纪要与会议记录 会议记录是原始记录，与会者怎么说就怎么记。会议纪要是在“会议记录”的基础上，通过执笔人的分析综合，取其精华，按一定的逻辑顺序加工完成的文章。 （2） 会议纪要与会议决议 会议决议通常只反映多数人的一致意见和观点，有人有不同的意见，在决议里一般不反映。会议纪要，则要求将会议上有代表性的各种观点和意见，都一一如实反映出来。 五、公文格式 一、 种类 “上行文格式” “一般文件格式（下行文或平行文）” “信函格式” “命令格式” “会议纪要格式” 针对不同公文内容，我们选择相应的公文格式。 二、 一般公文格式（下行文或平行文） 1、 版面要求一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。文字从左至右横写、横排，左侧装订。 2、 眉首区（红色粗实线以上部分） 保密等级（“秘密”、“机密”、“绝密”），在眉首区右上角第一行位置，3号黑体字。 如只标等级、不标时限则标为“秘 密”中间空一格，如有保密期限一年，则标识为“秘密 一年”； 紧急程度（急、紧急、加急）在秘密登记下一行 其标识与秘密等级相同。 份号在首页左上角标明。 一般指对“机密”“绝密”文件才使用，份号标数字的顺序号。 “发文机关名称” 字体采用“小标宋”， 制发机关名称全称或规范化简称，并在标识后加“文件”二字。 当机关名称较长，一行字写不下，则可分二行标识，但后加的“文件”二字应在二行居中标识，字体略大于机关名称。 多个单位联合行文在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上，后加文件二字居中摆放。 “发文字号”在发文机关名称下空二行居中标识。 包括机关代字、年份、序号三部分。 年份、序号用阿拉伯数码标识， 年份应标公元全称， 序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。 联合行文，只标明主办机关发文字号。 正文： 公文标题：在红色粗线下空二行位置居中对称标识。 标题自数太多可分一行、二行、或三行标识，采用2号小标宋字体。 标题标识一般包括三要素：发文机关名称、事由、文件三部分。 发文机关名称除“请示”文种要严格标识外，其他文种可省略。 发文机关名称标识时使用全称或规范化简称。 标题中除引用书名或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。 主送机关：受文办理机关，在标题下空一行字位置标识，左侧顶格标识，加冒号。 如碰到主送机关较多，可在此栏标注几个，后加括号说明其余主送见版记，然后将其余主送机关放置于版记处，即“抄送”上一行标识。 正文：在主送机关下一行字左侧空二字标识。 每自然段开始左侧空二个字书写。 正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。 印章：作用主要是防伪，为保证印章与正文之间不再加内容，要求印章控制在正文下一行字距范围盖章，印章必须盖在成文时间上，防止空白印章。 成文时间： 指公文被领导批准发布的时间， 要求年月日的标识为中文大写， 位置要求文字右侧空文件版心右边缘4个字位置。 特殊情况，二个单位联合行为，年月日居中摆放； 多个单位联合行文，年月日距右侧空二个字位置标识。 附件：应在正文下空一行左侧距版线空二个字位置标识“附件”后加冒号，冒号后标识附件内容。 附件名称标识不加标点符号。 附注：为正文内无法表述的内容，但又需说明的事项。 表示是加括号，位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。 例“请示”中可标（联系人：***，联系电话：****），或（此文限传达至副科级以上员工）等。 版记：内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。 一般应放在公文最后一页的底部，版记中每栏目间用黑色粗实线分割。 主题词，用3号黑体字标于版记顶部顶格，后加冒号，标主题词词组， 主题词词组间不用标点符号分割，要用空一个字作间隙。 词组用3号小标宋体标识。 抄送机关，标“抄送”，在主题词下一行，左侧空一个字的距离标识。 “印发说明”在“抄送”下一行左右各空一个字标识，左标公文承印单位，右标年月日（用阿拉伯数字）。 三、 上行文格式 （一） 上行文用于向上级机关报送请示或报告， （二） 其文头在眉首区要留出领导批示签署意见的空白区，这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体下移55毫米。 （三） 上行文要求由机关负责人签名，因而发文字号不再居中，而应移至版心左边缘空一个字位置标识，“签发人：签发人姓名”在版心右边缘空一个字位置标识。 四、 信函格式 用于商洽工作，答复问题。 区别： 1、 文件头发文机关名称后不加“文件”二字， 2、 在发文机关名称下空4毫米印二条红线（上粗下细，称文武线）在纸的底部距纸边空20毫米印二条红线，（上细下粗） 3、 公文标题标识与一般公文相同， 4、 公文“保密程度”或“紧急程度”标识于公文文武线下第一行距左侧版线空一个字的位置； 5、 “发文字号” 标识于公文文武线下第一行距右侧版线空一个字的位置。 五、 会议纪要 区别：发文机关名称处印上“*****会议纪要”或“会议纪要”，发文字号处印制的是主持会议单位名称、会议日期或发文字号。 会议纪要有成文日期，但不盖单位印章。 六、发文办理 （一）发文办理是以机关党委、行政、纪委、工会、团委名义制发公文的过程， 包括草拟、登记审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。 （二）草拟公文要求： 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文的文种应当根据行文目的、本部门的职权和与主送单位的行文关系确定。 4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 5、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 6、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。 （三） 公文拟稿单位认真审核文稿，在本单位、部门负责人审稿签名后，送办公室审核。需要有关单位会签的公文，应按程序会签后方可送办公室审核。 审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 一般非紧急公文，各单位、部门不得将公文直接送领导签发，公司领导原则上不直接受理未经办公室处理的公文。 （四） 审核后，由办公室送领导签发。 各级领导按照公文签发权限审批公文。 （五）发文签发后，送办公室编文号、打印， 拟稿部门校对公文清样后，办公室进行复核、正式印制、加盖印章，留2份存档， 统一发送有关单位、部门。 七、收文办理 （一）收文办理指对收到公文的办理过程， 包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 （二）对收到需传阅文件， 办公室做好收文登记，并附文件处理单， 交办公室主任提出拟办意见， 呈送领导批示， 交有关单位部门传阅、办理。 注：各部门无论以何种形式收到外单位来文，均交办公室统一处理。 （三）收到需办理文件 办公室进行审核，对符合公文处理办法规定的公文，对不符合有关规定或不应由本单位办理的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位。 办公室主任提出拟办意见， 送领导批示或者交有关单位部门办理。 需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门；紧急公文，应当明确办理时限。 （四）催办 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。 （五）审批公文时，对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 八、公文归档 （一）公文办理完毕，由办公室根据《中华人民共和国档案法》，及时整理公文原稿、正本和有关材料，并立卷、归档。个人不得保存归档的公文。 （二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映集团的主要工作情况，便于保管和利用。 （三）联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。 （四） 归档范围内的公文应当确定保管制度，各单位每年形成的案卷，应按有关规定的时间向档案室办理移交。 （五） 拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔、或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔，不得用红色笔修改文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。